Une étude a révélé que la durée moyenne d’une réunion est de 48 minutes, mais que seulement 30 % de ce temps est consacré aux objectifs déclarés de la réunion. Plus encore, 11% du temps est perdu à attendre une personne en retard, selon une étude. N’est-il pas plus sage de restructurer les réunions en général ?Alors comment planifier une conférence téléphonique réussie ? Les réponses dans cet article.
Les meilleures façon d’organiser une réunion téléphonique
À mesure que le travail devient plus flexible, mobile et nomade, les entreprises devront modifier leurs méthodes en conséquence. Dans cette optique, de plus en plus d’entreprises se tournent vers les conférences téléphoniques, également appelées audioconférences ou « conf-calls », pour mener efficacement leurs réunions internes. Ce nouveau type de réunions virtuelles gagne en popularité en raison des nombreuses économies de temps et de logistique qu’elles procurent.Pour tirer le meilleur parti d’une conférence téléphonique, vous devez savoir comment l’organiser correctement. Dans cet article, nous vous proposons des suggestions pour améliorer l’efficacité et l’agrément de vos conférences téléphoniques.
Énumérez les principaux sujets qui seront abordés
Réfléchissez à ce que vous voulez accomplir et aux sujets que vous souhaitez aborder dans les jours précédant la conférence. Ceci est fait pour que l’objectif principal de la réunion ne soit pas perdu de vue. Et ceci est réalisé en limitant le nombre de questions qui seront discutées.Une erreur courante est d’essayer de couvrir trop de sujets différents dans une présentation et de finir par divaguer.
Si vous êtes chargé d’organiser une conférence téléphonique, il est préférable d’attendre que le thème et les objectifs de la réunion soient clairement définis avant d’entrer dans les détails et de briefer les participants. Vous pouvez affiner les sujets à discuter au fil du temps en fonction des commentaires et des idées du groupe.Par conséquent, si tout le monde est sur la même longueur d’onde sur ce qui sera discuté, chacun peut planifier ses contributions avec plus de précision. Sans objectif clair, une réunion n’est guère plus qu’une conversation informelle. Finalement, tout cela n’a servi à rien.
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Choisir les participants
Inviter trop de personnes à une conférence téléphonique est l’une des erreurs les plus courantes commises lors de la mise en place d’une conférence téléphonique. En effet, avec moins de contraintes à gérer, coûts de déplacement relativement faibles, salle de réunion suffisamment spacieuse, etc., les organisateurs d’événements peuvent se permettre d’être moins prudents. Il devient plus difficile d’évoluer dans une direction unifiée à mesure que le nombre de participants à la conférence augmente.
Dans le même ordre d’idées, il est crucial de choisir des personnes dont le statut hiérarchique est à peu près équivalent, afin que les opinions de chacun aient le même poids. En effet, il ne sert à rien de persuader une personne dont le niveau hiérarchique est bien inférieur aux autres, car elle peut avoir du mal à communiquer et à se faire comprendre.
Pensez à envoyer une invitation à votre liste de participants quelques jours à l’avance afin que chacun ait le temps d’échanger et d’apporter ses idées. De cette façon, tout le monde saura à quoi s’attendre de la conférence et tout le monde se sentira inclus.
Clarifier les responsabilités de chacun et fournir une reddition de comptes claire
Il est important d’avoir les bonnes personnes en ligne, mais il est également crucial que chacun comprenne son rôle dans l’ensemble si vous voulez que votre réunion téléphonique se passe bien.Pour comprendre son rôle, il doit aussi appréhender les « missions » qui lui sont assignées tout au long de la conférence. Tous les participants, pas seulement l’organisateur de la conférence, doivent agir ensemble avant, pendant et après l’événement.L’animateur de la conférence téléphonique sera responsable de fixer des objectifs clairs et de s’assurer que la réunion est bien organisée et bien suivie tout au long. Afin de tirer le meilleur parti d’une conférence, les participants doivent savoir de quoi ils vont discuter. Ils sembleront investis dans la réunion et effectueront les tâches qui leur sont assignées avec précision.
Être à l’heure
Dans tout type de réunion, qu’elle soit en face à face ou par téléphone, la ponctualité est cruciale.Si vous dirigez la réunion, il est important de donner le ton en faisant un travail de préparation à l’avance. Assurez-vous que tout votre équipement est complètement chargé et prêt à fonctionner, fournissez des liens et des informations de contact précis (y compris les codes d’accès nécessaires), entraînez-vous à l’avance à utiliser tous les outils de travail d’équipe virtuels et assurez-vous que le personnel nécessaire est disponible.La possibilité de se connecter de n’importe où est un avantage majeur d’une conférence téléphonique. En d’autres termes, être en retard à une réunion téléphonique en raison d’une urgence n’est plus acceptable.